Plano de Ação 5W2H: Planejamento Claro Kaizen

Fonte: https://www.publi.com.br/5w2h-o-que-e-e-como-aplicar-no-seu-planejamento/

Prosseguindo com nossa série Ferramentas Práticas para Kaizen, apresentamos agora o Plano de Ação 5W2H, uma matriz de planejamento claro, que transforma boas intenções em ações concretas. Assim, após PDCA criar ciclos, Pomodoro entregar foco e Eisenhower priorizar tarefas essenciais, surge a necessidade de um método que detalhe exatamente como executar cada iniciativa. Nesse sentido, o 5W2H responde às 7 perguntas fundamentais – What, Why, Who, Where, When, How, How much – eliminando 90% da ambiguidade nas rotinas pessoais e profissionais.

O modelo 5W2H surgiu nos anos 1950 no Japão, desenvolvido por Eiji Toyoda e Taiichi Ono, como parte das metodologias mais tarde conhecidas como Toyotismo, que trouxeram ganhos significativos de qualidade e competitividade para a Toyota e posteriormente, para diversas outras empresas japonesas.

Obviamente, esse método de gestão é focado principalmente na gestão de projetos no ambiente corporativo, entretanto, nada impede que seja usada na gestão de seus projetos pessoais e profissionais individuais.

Desta forma, após Eisenhower filtrar o que é essencial (Q2), o método 5W2H operacionaliza essas prioridades com precisão executiva. Ele é uma ferramenta de planejamento estratégico e operacional que possibilita criar cursos de ação de maneira clara e objetiva, atribuindo responsabilidades, prazos, custos, métodos de ação e a razão de ser de tudo isso.

Como Funciona o 5W2H no Kaizen?

Como dito anteriormente, o método de planejamento 5W2H visa responder 7 perguntas, oriundas do inglês:

• What – o que fazer?
• Why – por que fazer?
• Who – quem deve fazer?
• Where – onde fazer?
• When – quando fazer?
• How – como fazer?
• How Much – quanto custa fazer?

A seguir, apresentamos um exemplo pessoal e um outro profissional de iniciativas baseadas no modelo 5W2H para você se inspirar.

Dessa forma, cada dimensão fica cristalina. Logo, revisão semanal garante alinhamento contínuo.

Benefícios do 5W2H no Kaizen

O método 5W2H é muito fácil de ser implementado, trazendo clareza para as metas e objetivos de curto, médio e longo prazos. Ao se definir objetivamente todos os pontos do plano de ação, principalmente na execução das tarefas do quadrante 2 da Matriz de Eisenhower (Importante, Mas Não Urgente). Primeiramente, o 5W2H reduz falhas de execução em 85% ao eliminar perguntas como “quem?”, “quando?” e “como?”. Além disso, quantificar custos (How much) evita surpresas financeiras.

Em resumo, gera compounding exponencial: semana 1 = 3 planos executados; mês 1 = hábitos automáticos; ano 1 = 12 projetos completos vs apenas 2 no formato anterior. Portanto, essencial para operacionalizar Q2 do Eisenhower (planejamento estratégico).

Como Aplicar o Plano de Ação 5W2H?

Para adotar a metodologia 5W2H, primeiramente deve-se responder às 7 perguntas de forma clara e objetiva. Assim como a Matriz de Eisenhower, recomenda-se (mas não é obrigatório) que sejam feitos planos de ação pessoais e profissionais separados, contudo, não é necessário que seja feito um plano para cada objetivo.

A melhor ferramenta para criação dos planos de ação é o Excel, pela simplicidade de utilização. Basta criar uma tabela com 7 colunas, cada uma com uma das perguntas chave. Se você tiver familiaridade com o Excel, pode criar também uma coluna de “Semáforo”, usando fórmula SE, baseada em fórmulas com datas; usando-se a letra N, formatado na fonte Webdings (transforma a letra em um círculo), você cria um alerta de cores, que visualmente agrega muito valor ao plano de ação, contudo, essa coluna é opcional.

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Em síntese, domine 5W2H e transforme intenção em execução mensurável. Inscreva-se na newsletter e receba semanalmente as novidades do nosso site. Próxima ferramenta: Kanban Fluxo Visual (16/03).

Finalmente, qual seu primeiro 5W2H de amanhã? Compartilhe nos comentários e inspire outros leitores a adotarem as ferramentas apresentadas. Caso deseje conhecer ainda mais sobre a metodologia 5W2H, acesse www.publi.com.br  e www.sebrae-sc.com.br.